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Kundenkartei-Vorlage zum Ausdrucken

Anamnese, Einwilligung und Behandlungsverlauf auf einem Bogen. Für Kosmetikstudio, Nagelstudio und Friseursalon. Gewerk wählen, Studionamen eintragen, drucken. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse.

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Im Druckdialog statt eines Druckers „Als PDF speichern" wählen. Es wird nichts hochgeladen, alles bleibt im Browser.

Gesundheitsangaben

Allergien, Medikamente, Hautkrankheiten und Schwangerschaft sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Sie brauchen eine ausdrückliche, getrennt dokumentierte Einwilligung und ein festgelegtes Löschdatum. Keine Rechtsberatung.

Kundenkartei Kosmetik

Kunden-Nr. ____________

Stammdaten

Name, Vorname
Geburtsdatum
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
Telefon
E-Mail
Kundin/Kunde seit
Empfohlen durch

AnamneseArt. 9 DSGVO

Hauttyp / Hautbild
Hautkrankheiten (Neurodermitis, Psoriasis, Rosazea, Akne)
Allergien und Unverträglichkeiten (Duftstoffe, Konservierungsmittel, Latex)
Regelmäßige Medikamente (u. a. Isotretinoin, Blutverdünner, Kortison)
Schwangerschaft / Stillzeit
Vorbehandlungen (Peeling, Laser, Microneedling, Unterspritzung) — wann
Sonnenbad oder Solarium in den letzten 14 Tagen
Herpes-Neigung
Kontaktlinsen
Sonstiges

Einwilligung

Einwilligung in die Erhebung der Gesundheitsangaben — Datum, Unterschrift
Getrennte Einwilligung in Werbung per E-Mail/SMS (freiwillig) — Datum, Unterschrift
Aufbewahrung bis / Löschdatum

Behandlung und Werbung brauchen getrennte Unterschriften. Eine gemeinsame deckt die Werbung nicht ab.

Behandlungsverlauf

DatumBehandlungVerwendete Produkte / WirkstoffeDauerHautreaktionPreisKürzel

Kundenkartei anlegen: die vier Schritte

  1. 1

    Gemeinsam ausfüllen, nicht nebenbei

    Stammdaten und Anamnese beim ersten Termin zusammen mit der Kundin durchgehen. Ein Bogen, den jemand allein im Wartebereich ankreuzt, ist erfahrungsgemäß unvollständig genau an den Stellen, auf die es ankommt.

  2. 2

    Zwei Unterschriften, nicht eine

    Einmal für die Gesundheitsangaben, einmal für Werbung. Die zweite ist freiwillig und darf keine Bedingung für die Behandlung sein.

  3. 3

    Löschdatum sofort eintragen

    Nicht später. Eine Kartei ohne festgelegte Frist wird nie aufgeräumt, und dann liegen im Schrank Gesundheitsdaten von Kundinnen, die seit Jahren nicht mehr kommen.

  4. 4

    Einmal im Jahr aktiv nachfragen

    Medikamente ändern sich, Schwangerschaften kommen dazu, Allergien entwickeln sich. Eine Anamnese von vor vier Jahren ist keine Anamnese.

Der Verlauf ist der eigentliche Wert

Die Stammdaten hat jedes Kassensystem. Was eine Kundenkartei wirklich wertvoll macht, ist die Verlaufstabelle: welche Farbformel mit welchem Oxidant und welcher Einwirkzeit, welches Material bei der Modellage, welche Hautreaktion nach dem Peeling. Das ist das Wissen, das sonst nur im Kopf einer einzigen Person steckt — und mit ihr den Betrieb verlässt.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um unsere Automatisierungslösungen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Fragen Sie uns in der Erstberatung

Drei Blöcke. Erstens die Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail. Zweitens die Anamnese, also alles, was die Behandlung beeinflusst oder ausschließt: Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente, Hautkrankheiten, Schwangerschaft und frühere Reaktionen. Drittens der Behandlungsverlauf mit Datum, Leistung, verwendeten Produkten, Preis und einer Spalte für Auffälligkeiten. Der Verlauf ist der Teil, der im Alltag am meisten wert ist: Er beantwortet beim nächsten Termin, welche Farbformel oder welches Produkt zuletzt funktioniert hat.

Ja. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, kein Download-Formular. Sie wählen oben das Gewerk, tragen optional Ihren Studionamen ein und drucken den Bogen aus. Es wird nichts an einen Server übertragen, die Vorlage entsteht direkt in Ihrem Browser.

Über den Druckdialog. Klicken Sie auf „Drucken oder als PDF speichern" und wählen Sie im Dialog Ihres Browsers statt eines Druckers das Ziel „Als PDF speichern". Das Ergebnis ist eine normale PDF-Datei, die Sie ablegen oder weitergeben können. Der Bogen ist auf A4 hochformat ausgelegt, der Behandlungsverlauf beginnt auf einer neuen Seite.

Füllen Sie die Stammdaten und die Anamnese beim ersten Termin gemeinsam mit der Kundin aus, nicht nebenbei. Lassen Sie beide Einwilligungen getrennt unterschreiben und tragen Sie das Datum ein. Legen Sie schon jetzt fest, wann die Karte gelöscht wird. Danach wird bei jedem Termin nur noch eine Zeile im Verlauf ergänzt. Wichtig: Die Anamnese muss aktualisiert werden, wenn sich etwas ändert, etwa neue Medikamente oder eine Schwangerschaft. Fragen Sie deshalb mindestens einmal im Jahr aktiv nach.

Allergien, Medikamente, Hautkrankheiten und Schwangerschaft sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Für sie reicht kein stillschweigendes Einverständnis: Es braucht eine ausdrückliche Einwilligung, die dokumentiert sein muss, und eine Aufbewahrungsfrist mit festem Löschdatum. Praktisch heißt das, die Karteikarten gehören in einen abschließbaren Schrank und nicht offen an die Kabinentür. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung — im Zweifel klären Sie es mit einer Fachanwältin oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Weil es zwei verschiedene Zwecke sind. Die Einwilligung in die Erhebung der Gesundheitsangaben erlaubt Ihnen, sicher zu behandeln. Sie erlaubt Ihnen nicht, der Kundin Newsletter oder Terminwerbung zu schicken. Eine gemeinsame Unterschrift für beides ist der häufigste Fehler auf selbstgebauten Karteikarten, und die Werbeeinwilligung ist dann angreifbar. Deshalb stehen auf dieser Vorlage zwei getrennte Unterschriftszeilen.

Für einen Ein-Personen-Betrieb ist Papier oft völlig ausreichend und in der Kabine schneller als ein Tablet. Der abschließbare Schrank ist dabei kein Rückschritt, sondern ein sauberes Schutzkonzept. Digital lohnt sich, sobald mehrere Personen dieselben Karten brauchen, Terminerinnerungen automatisch rausgehen sollen oder Sie beim Löschen nach Frist den Überblick verlieren. Der übliche Weg ist, mit dieser Vorlage zu starten und erst dann zu digitalisieren, wenn klar ist, welche Felder Sie im Alltag tatsächlich nutzen.

Acrylate und Methacrylate. Sensibilisierungen entstehen meist schleichend über viele Behandlungen hinweg, nicht beim ersten Kontakt. Deshalb reicht die Frage nach einer bekannten Allergie nicht: Auf der Vorlage steht zusätzlich die Frage nach früheren Reaktionen wie Brennen, Rötung oder vorzeitigem Ablösen. Dazu kommen Nagel- und Hautpilzverdacht, Diabetes und Durchblutungsstörungen.

Zwei Dinge. Erstens der Sensibilisierungstest vor Farbanwendungen samt Datum, weil PPD-Reaktionen heftig ausfallen können. Zweitens Henna und Pflanzenfarben: Sie können mit chemischen Farben und Blondierungen unvorhersehbar reagieren, deshalb steht die Frage ausdrücklich auf dem Bogen. Außerdem gehören Farbformel, Oxidant und Einwirkzeit in den Verlauf, sonst ist das Ergebnis beim nächsten Mal nicht reproduzierbar.

Eine feste Frist für die Behandlungsdokumentation im Kosmetik-, Nagel- oder Friseurhandwerk gibt es nicht wie im Heilberuf. Maßgeblich ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung: Sie dürfen die Daten so lange aufbewahren, wie Sie sie für den Zweck brauchen, und müssen danach löschen. Praktisch legen viele Betriebe eine Frist nach dem letzten Termin fest und tragen sie auf der Karte ein — deshalb steht auf dieser Vorlage ein Feld dafür. Rechnungsrelevante Unterlagen unterliegen davon unabhängig den steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Klären Sie die für Sie passende Frist im Zweifel fachlich ab.

Wenn Papier nicht mehr reicht

Sobald mehrere Personen dieselben Karten brauchen, Termine automatisch erinnert werden sollen oder das Löschen nach Frist untergeht, wird aus der Vorlage ein System. Wie das für ein Kosmetikstudio aussieht, steht auf der Branchenseite.

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