Pflicht seit 02.02.2025

KI-Kompetenznachweis nach Art. 4 AI Act - Pflicht für Makler seit Feb 2025

Wer als Versicherungsmakler ein KI-System eigenverantwortlich im Tagesgeschäft einsetzt, ist Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO. Damit greift seit dem 02.02.2025 die KI-Kompetenzpflicht aus Art. 4: alle Personen, die KI bedienen, müssen ein angemessenes Niveauan KI-Kompetenz nachweisen. Was "angemessen" heißt, ist bewusst offen formuliert - hier kommt die Praxis ins Spiel.

Dieser Artikel zeigt, wie ein KMU-Maklerbüro den Nachweis aufbaut, ohne ein Compliance-Monster zu bauen. Mit Anbietervergleich, Schulungs-Vorlage zum Download und jährlicher Auffrischungslogik.

Was Art. 4 KI-VO konkret fordert

Der Wortlaut von Art. 4 KI-VO ist kurz: "Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen."

Drei Punkte aus der Praxis-Auslegung: Erstens gilt die Pflicht für Anbieter UND Betreiber - Makler sind in aller Regel Betreiber (siehe Anhang-III-Prüfung für die Abgrenzung Anbieter/Betreiber). Zweitensist der Maßstab "nach besten Kräften" - das ist ein bewusstes KMU-freundliches Wording. Niemand erwartet ein 40-Stunden-Curriculum. Drittenssind "in ihrem Auftrag" tätige Personen mit eingeschlossen - also auch externe Handelsvertreter, Buchhalter, IT-Dienstleister.

Der Erwägungsgrund 20 KI-VO präzisiert: Es geht um die Fähigkeit, KI-Systeme bewusst, kompetent und verantwortlich einzusetzen, Chancen und Risiken zu erkennen, Outputs kritisch zu hinterfragen. Konkret im Maklerbüro: Wer ChatGPT bedient, muss wissen, dass die KI halluzinieren kann, dass keine personenbezogenen Kundendaten ins Prompt gehören ohne AVV-Tool, dass jedes Anschreiben vor Versand gegengelesen wird. Vollständiger Text Art. 4.

Stichtag: 02.02.2025

Seit diesem Datum ist Art. 4 anwendbar - rückwirkend gilt: wenn Sie heute keinen Nachweis haben, sind Sie nicht im Soll-Zustand. Es gibt keine Übergangsfrist mehr.

Quelle: Art. 113 KI-VO. Bestätigung der Anwendbarkeit auch über asscompact.de Branchen-Reporting Q1 2025.

Die drei Komponenten eines belastbaren Nachweises

In der BaFin-Praxis und in Versicherungs-Audits ist "Schulung" nicht gleich "Schulung". Belastbar wird der Nachweis erst, wenn drei Komponenten zusammenkommen:

Inhaltliche Komponente

Die Schulungs-Inhalte müssen rollenbezogen, tool-spezifisch und versicherungsrelevant sein. Generic-Awareness-Videos auf YouTube reichen nicht. Konkret heißt das: Module zu den Tools, die Sie tatsächlich einsetzen (ChatGPT, M365 Copilot, Pool-Backoffice-KI), kombiniert mit branchenspezifischen Use-Cases (Anschreiben, Bedarfsanalyse, Schadenmeldung).

Personenbezogene Komponente

Wer nimmt teil? Namentliche Teilnehmerliste mit Datum, Dauer, Inhalt. Differenzierung nach Rolle: Berater brauchen andere Inhalte als Backoffice. Auszubildende und Werkstudenten müssen separat geschult werden. Externer Personenkreis (Handelsvertreter unter eigener Verantwortung): vertragliche Verpflichtung.

Nachweis-Komponente

Was müssen Sie im Prüfungsfall vorzeigen können? Teilnehmerliste, Inhaltsverzeichnis der Schulung, Datum, Dauer, Prüf-Ergebnis (Quiz, Selbsteinschätzung, Reflexionsdokument), Datum der nächsten Auffrischung. Aufbewahrung im Personal-Ordner oder zentraler Compliance-Akte, mind. drei Jahre.

Schulungs-Anbieter im Vergleich

Es gibt keinen Pflicht-Anbieter. Sie können extern schulen, inhouse mit eigenem Material, oder ein Hybrid bauen. Vier gängige Wege für Maklerbüros:

Anbieter	Typ	Inhalt/Preis	Stark in	Schwäche
DVA - Deutsche Versicherungsakademie	Branchenakademie	KI-Grundlagen + Versicherungsspezifisches Modul, ca. 200-400 EUR / TN, IDD-anrechenbar.	Branchenfokus, anerkannte Marke	Online-Format, oft generisch
Maklerpool-Akademien (Fonds Finanz, blau direkt, JDC)	Pool-eigen	Meist kostenlos oder im Pool-Service-Paket enthalten. Inhaltlich Pool-Tool-fokussiert.	Kostenlos, Tool-spezifisch	Nur gültig für Pool-Tools, breite KI-Kompetenz fehlt
IHK-Webinare und IHK-Akademie	Allgemein	Halb-/Tages-Webinare zur KI-VO und KI-Kompetenz. Preis 50-300 EUR.	Anerkannt, dokumentiert	Nicht versicherungsspezifisch
Automationsmanufaktur - AI-Act-Compliance-Kit	Branchen-Lösung	Schulung + Selbstcheck + Nachweis-Template + jährliche Aktualisierung. 1.890 EUR Setup + 49 EUR/Monat.	Maklerspezifisch, Komplettpaket, förderfähig	Setup-Investition vorab

Preise Stand Mai 2026, Veröffentlichungen der Anbieter. Pool- und Branchenakademien bieten oft IDD-anrechenbare Module.

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Jährliche Aktualisierung - wie oft, was, wie viel?

Art. 4 nennt keinen festen Turnus. In der Praxis hat sich das Jährliche Refresher-Modell durchgesetzt:

Initial-Schulung bei Onboarding oder Programmstart: 90-180 Minuten, mit Prüfelement.
Jährlicher Refresher: 30-60 Minuten, Schwerpunkt auf neue Tools, Vorfälle, regulatorische Änderungen.
Ad-hoc-Modul bei Tool-Wechsel: kurze Einführung, dokumentiert, wenn ein wesentlich anderes Tool in den Workflow kommt (z.B. Wechsel von ChatGPT zu Claude, oder Aktivierung von M365 Copilot).
Vorfall-getriebene Schulung: wenn intern ein Halluzinations- oder Datenschutz-Vorfall passiert ist, ein Lessons-Learned-Termin als Schulung dokumentieren.

Total-Aufwand pro Mitarbeiter und Jahr: realistisch 2-4 Stunden. Das ist deutlich weniger als die jährlichen IDD-Stunden und lässt sich oft mit denen kombinieren - manche Branchenakademien rechnen die KI-Schulung als IDD-Stunden an.

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Häufige Fragen zur Art. 4-Schulungspflicht

Fünf Fragen aus unserer Praxis - kurz und konkret beantwortet.

Art. 4 KI-VO verlangt 'angemessenes Niveau' - das ist dynamisch. Wenn Sie 2025 ChatGPT 4 geschult haben, 2026 aber GPT-5 oder Claude 4 mit neuen Fähigkeiten einführen, muss die Schulung mitlaufen. In der Praxis: einmal Grund-Schulung, dann jährlicher Refresher von 60-90 Minuten. Bei Tool-Wechsel oder wesentlichen Feature-Updates ad-hoc nachschulen.

Solange der Mitarbeiter KI nicht selbst bedient, ist keine Schulung nötig. Sobald Bedienung erfolgt, ist die Schulung berufsbegleitende Pflicht des Arbeitgebers. Wer das verweigert, riskiert arbeitsrechtlich, dass Sie dem Mitarbeiter die KI-Nutzung untersagen müssen. Bei Austritt: Schulungsnachweise bleiben im Personal-Ordner, neue Mitarbeitende durchlaufen Onboarding-Modul.

Ja, wenn sie unter Ihrer Verantwortung KI einsetzen. Art. 4 KI-VO knüpft an die operative Bedienung an, nicht an den Anstellungsstatus. Wenn ein Handelsvertreter ChatGPT zur Anschreiben-Erstellung nutzt und Sie Hauptverantwortlicher für die Geschäftsbeziehung sind, sollten Sie die Kompetenz sicherstellen - zumindest vertraglich verlangen und dokumentieren.

Pragma-Liste: (1) Was ist KI/Generative KI - Grundlagen. (2) Welche Tools setzt das Büro ein. (3) Was sind Halluzinationen und wie geht man damit um. (4) Datenschutz beim Prompting - keine personenbezogenen Kunden-Daten ohne AVV-Tool. (5) Bias-Risiken und manuelle Prüfung. (6) Konkrete Use-Cases im Maklerbüro. (7) Wo melde ich Probleme intern. Dauer realistisch: 90-180 Minuten.

Die IHKs (zB IHK München, IHK NRW) bieten Webinare und teils Vorlagen. Die BaFin verweist auf KI-VO-Erwägungsgründe. Wir stellen unser Schulungs-Nachweis-Template (Word + PDF) kostenlos zur Verfügung - mit Teilnehmerfeldern, Prüf-Logik und Wiederholungsturnus. Der Lead-Magnet-Link weiter unten führt direkt zum Download (Email-Capture, kein Newsletter-Zwang).

Hinweis zum Leistungsumfang

Das AI-Act-Compliance-Kit ist eine technisch-organisatorische Hilfestellung zur Umsetzung der KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 der EU-Verordnung 2024/1689 (KI-VO) und ersetzt keine Rechtsberatung. Vorlagen, Schulungsinhalte und Dokumentationen sind redaktionell sorgfältig erstellt, können aber den Einzelfall nicht ersetzen. Für eine rechtsverbindliche Bewertung Ihrer konkreten Situation empfehlen wir die Hinzuziehung einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts mit Schwerpunkt IT- und Versicherungsrecht. Stand der Inhalte: Mai 2026, Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO).

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Unser AI-Act-Compliance-Kit enthält die strukturierte KI-Kompetenzschulung inkl. Nachweis-Template, jährlicher Auffrischung und Pool-spezifischer Anpassungen.

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