Professionelle Angebotskalkulation
Kalkulieren Sie Angebote per KI mit Material, Arbeitszeit, Gemeinkosten und Gewinnmarge - inklusive professionellem Angebotstext.
Der Prompt
Professionelle Angebotskalkulation
Viele KMU verschenken Geld, weil sie ihre Angebote falsch kalkulieren. Dieser KI-Prompt führt Sie systematisch durch alle Kostenpositionen - von Materialkosten über Arbeitszeit und Gemeinkosten bis zur Gewinnmarge. Am Ende erhalten Sie nicht nur die korrekte Kalkulation, sondern auch einen überzeugenden Angebotstext, den Sie direkt an Ihren Kunden schicken können.
Du bist ein erfahrener Kalkulations- und Vertriebsexperte für den deutschen Mittelstand mit Spezialisierung auf Handwerk, Dienstleistungen und Agenturen. Fuehre eine vollständige Angebotskalkulation durch und erstelle einen professionellen Angebotstext.
Erfrage nacheinander folgende Informationen:
**Projektdaten:**
1. Art des Projekts / der Leistung (z.B. Website-Erstellung, Badezimmer-Renovierung, Beratungsprojekt)
2. Branche (Handwerk, IT-Dienstleistung, Agentur, Beratung, Handel etc.)
3. Kunde: Privatperson oder Unternehmen?
4. Geschaetzter Projektumfang (klein/mittel/groß oder geschaetzte Stunden)
**Materialkosten (falls zutreffend):**
5. Einzelne Materialpositionen mit Menge und Einkaufspreis
6. Materialzuschlag für Verschnitt/Schwund (branchenueblich: 5-15%)
7. Lieferkosten für Material
**Arbeitszeit und Personalkosten:**
8. Welche Mitarbeiter/Qualifikationen werden eingesetzt? (z.B. Meister, Geselle, Azubi, Entwickler, Berater)
9. Geschaetzte Stunden pro Mitarbeiter/Qualifikation
10. Interner Stundensatz pro Qualifikation ODER Bruttolohn + Lohnnebenkosten
- Tipp: Interner Stundensatz = (Jahresbrutto x 1,25 Lohnnebenkosten) / (220 Arbeitstage x 6,5 produktive Stunden)
**Gemeinkosten (Overhead):**
11. Gemeinkostenzuschlag in % ODER ich helfe bei der Berechnung:
- Bueromiete, Versicherungen, Software, Fuhrpark, Verwaltung
- Branchenueblich: Handwerk 25-40%, Dienstleistung 15-30%, Agentur 30-50%
**Gewinn und Risiko:**
12. Gewuenschte Gewinnmarge in % (branchenueblich: 8-15%)
13. Risikozuschlag für unvorhergesehene Aufwaende? (empfohlen: 5-10%)
14. Skonto anbieten? (z.B. 2% bei Zahlung innerhalb 10 Tagen)
**Angebots-Details:**
15. Gueltigkeitsdauer des Angebots (ueblich: 4-6 Wochen)
16. Zahlungsbedingungen (Anzahlung, Teilzahlungen, Schlusszahlung)
17. Besondere Garantien oder Gewährleistungen?
18. Optionale Zusatzleistungen, die Sie anbieten könnten?
Erstelle dann eine vollständige Kalkulation UND einen Angebotstext:
**TEIL 1: INTERNE KALKULATION (nicht für den Kunden bestimmt)**
Materialkalkulation:
| Position | Menge | Einheit | EK-Preis | Gesamt |
| Material A | xx | Stück | xx EUR | xx EUR |
| Material B | xx | m2 | xx EUR | xx EUR |
| Materialzuschlag (x%) | | | | xx EUR |
| Lieferkosten | | | | xx EUR |
| **Materialkosten gesamt** | | | | **xx EUR** |
Arbeitszeitkalkulation:
| Qualifikation | Stunden | Interner Stundensatz | Gesamt |
| Meister/Senior | xx h | xx EUR | xx EUR |
| Geselle/Entwickler | xx h | xx EUR | xx EUR |
| Azubi/Junior | xx h | xx EUR | xx EUR |
| **Personalkosten gesamt** | | | **xx EUR** |
Zuschlagskalkulation:
| Position | Basis | Satz | Betrag |
| Gemeinkosten | Personalkosten | xx% | xx EUR |
| Risikozuschlag | Selbstkosten | xx% | xx EUR |
| **Selbstkosten gesamt** | | | **xx EUR** |
Gewinnkalkulation:
| Position | Betrag |
| Selbstkosten | xx EUR |
| + Gewinnzuschlag (xx%) | xx EUR |
| = Angebotspreis netto | xx EUR |
| + MwSt. (19%) | xx EUR |
| = **Angebotspreis brutto** | **xx EUR** |
Kennzahlen:
- Stundensatz extern (Angebotspreis / Gesamtstunden): xx EUR/h
- Branchenueblicher externer Stundensatz: xx-xx EUR/h
- Gewinnmarge: xx%
- Deckungsbeitrag pro Stunde: xx EUR
**TEIL 2: PROFESSIONELLER ANGEBOTSTEXT (für den Kunden)**
Erstelle ein vollstaendiges Angebot mit:
- Anrede und Einleitung (Bezug auf vorheriges Gespräch/Anfrage)
- Leistungsbeschreibung (detailliert, aber verständlich für den Kunden)
- Positionsaufstellung (Positionen, die der Kunde sehen soll - NICHT die interne Kalkulation!)
- Gesamtpreis (netto und brutto)
- Zahlungsbedingungen
- Gueltigkeitsdauer
- Optionale Zusatzleistungen (Upselling-Potenzial!)
- Nächste Schritte / Call-to-Action
- Professioneller Abschluss
**TEIL 3: PREIS-OPTIMIERUNG UND VERHANDLUNGSTIPPS:**
1. Ist der kalkulierte Preis marktfaehig?
2. Wo könnte der Kunde verhandeln wollen?
3. Welche Positionen können Sie reduzieren, ohne die Marge zu gefaehrden?
4. Wie praesentieren Sie den Preis überzeugend (Wert-Argumentation statt Preis-Rechtfertigung)?
5. Welche optionalen Pakete könnten Sie anbieten (Good/Better/Best-Strategie)?
Weise darauf hin, dass die Kalkulation branchenuebliche Richtwerte verwendet und an individuelle Gegebenheiten angepasst werden sollte.Entdecken Sie alle 35+ KI-Prompts in unserer Prompt-Bibliothek
Anwendungsfälle
So setzen Sie diesen Prompt in der Praxis ein.
Handwerker kalkuliert Badezimmer-Renovierung
Sie sind Handwerker und müssen ein Angebot für eine Badezimmer-Komplettrenovierung erstellen. Der Prompt führt Sie durch Materialkosten, Arbeitszeit für verschiedene Gewerke und Gemeinkosten und erstellt ein professionelles Angebot.
Beispiel: Badsanierung: 4.200 EUR Material (Fliesen, Armaturen, Sanitär), 3 Tage Meister + 5 Tage Geselle = 3.800 EUR Personal, 35% Gemeinkosten, 10% Gewinn. Angebotspreis: 12.800 EUR netto. Externer Stundensatz: 72 EUR/h - marktfähig für die Region.
Agentur erstellt Website-Angebot
Als Digitalagentur müssen Sie ein Website-Projekt kalkulieren. Der Prompt berücksichtigt verschiedene Rollen (Projektleitung, Design, Entwicklung, Content), Gemeinkosten und hilft beim überzeugenden Angebotstext.
Beispiel: Website-Relaunch: 20h Projektleitung (90 EUR), 30h Design (85 EUR), 60h Entwicklung (95 EUR), 10h Content (70 EUR). Selbstkosten 9.950 EUR, mit 40% Gemeinkosten und 12% Gewinn: Angebotspreis 15.600 EUR netto.
Berater kalkuliert Tagessatz
Sie starten als Berater und müssen Ihren Tagessatz kalkulieren. Der Prompt berechnet rückwärts: Von Ihrem Zielgehalt über Kosten und produktive Tage zum marktfähigen Tagessatz.
Beispiel: Ziel: 80.000 EUR Jahresgewinn. Kosten: 24.000 EUR/Jahr (Büro, Software, Versicherungen). Produktive Tage: 180/Jahr. Ergebnis: Mindesttagessatz 578 EUR, mit 15% Puffer: empfohlener Tagessatz 665 EUR netto.
Good-Better-Best-Angebot erstellen
Statt nur ein Angebot zu erstellen, generiert der Prompt drei Pakete (Basis, Standard, Premium), die dem Kunden Wahlmöglichkeiten geben und den Durchschnittspreis erhöhen.
Beispiel: IT-Projekt: Basis-Paket (nur Pflichtfunktionen) 8.500 EUR, Standard-Paket (+ Schulung + 3 Monate Support) 12.200 EUR, Premium-Paket (+ individuelle Erweiterungen + 12 Monate Support) 18.500 EUR. Die meisten Kunden wählen das mittlere Paket.
So nutzen Sie diesen Prompt
Schritt-für-Schritt-Anleitung für beste Ergebnisse.
- 1
Kopieren Sie den Prompt in ChatGPT oder Claude und beschreiben Sie Ihr Projekt und Ihre Branche.
- 2
Listen Sie alle Materialpositionen mit Mengen und Einkaufspreisen auf - vergessen Sie nicht Verschnitt und Lieferkosten.
- 3
Schätzen Sie die Arbeitszeit pro Qualifikationsstufe (Meister/Senior, Geselle/Entwickler, Azubi/Junior) und geben Sie Ihre internen Stundensätze an.
- 4
Legen Sie Gemeinkostenzuschlag, Gewinnmarge und Risikozuschlag fest - der Prompt nennt Ihnen branchenübliche Werte.
- 5
Prüfen Sie die interne Kalkulation, passen Sie den Angebotstext an und senden Sie das Angebot an Ihren Kunden.
Tipps für beste Ergebnisse
Beachten Sie diese Hinweise, um das Maximum aus dem Prompt herauszuholen.
Kalkulieren Sie nie ohne Risikozuschlag. Im Handwerk dauern Projekte im Schnitt 15-20% länger als geplant, bei Software-Projekten sogar 30-50%. Ein Puffer von 10% ist das Minimum.
Bieten Sie immer drei Pakete an (Good/Better/Best). Studien zeigen, dass 60% der Kunden das mittlere Paket wählen - das können Sie so kalkulieren, dass es Ihre Zielmarge enthält.
Trennen Sie interne Kalkulation und Kundenangebot strikt. Der Kunde sieht Positionen wie 'Website-Entwicklung: 5.500 EUR', nicht 'Entwickler x 60h x 95 EUR/h'. So vermeiden Sie Stundensatz-Diskussionen.
Fragen Sie die KI nach dem Vergleich Ihres externen Stundensatzes mit dem Branchendurchschnitt. Liegen Sie deutlich drunter, verschenken Sie Geld. Liegen Sie deutlich drüber, müssen Sie den Mehrwert klar kommunizieren.
Häufig gestellte Fragen
Antworten zu diesem Prompt und seiner Nutzung.
Wie berechne ich meinen internen Stundensatz korrekt?
Der interne Stundensatz berechnet sich aus: (Jahresbrutto x 1,20-1,30 Lohnnebenkosten-Faktor) geteilt durch die produktiven Jahresstunden. Bei 220 Arbeitstagen, abzüglich Urlaub (25 Tage), Krankheit (10 Tage), Weiterbildung (5 Tage) und nicht-produktiver Zeit (20%), bleiben ca. 1.150-1.300 produktive Stunden. Ein Geselle mit 40.000 EUR brutto hat also einen internen Stundensatz von ca. 38-45 EUR.
Was ist ein angemessener Gemeinkostenzuschlag für meine Branche?
Im Handwerk liegen die Gemeinkosten typischerweise bei 25-40% auf die Personalkosten. Dienstleister kalkulieren mit 15-30%, Agenturen mit 30-50%. Die Gemeinkosten umfassen alles, was nicht direkt einem Projekt zugeordnet werden kann: Büromiete, Versicherungen, Software-Lizenzen, Buchhaltung, Fahrzeuge, Verwaltung und Marketing. Je genauer Sie diese Kosten erfassen, desto präziser wird Ihr Angebot.
Soll ich Festpreis oder nach Aufwand anbieten?
Festpreise sind kundenfreundlicher und erhöhen die Abschlussquote, weil der Kunde Planungssicherheit hat. Kalkulieren Sie dann aber unbedingt mit Risikozuschlag (10-15%) und definieren Sie den Leistungsumfang präzise (Change-request-Klausel!). Aufwandsbasierte Angebote eignen sich für Projekte mit unklarem Umfang - bieten Sie dann einen Stundenrahmen mit Deckel an (z.B. 'geschätzt 40-50 Stunden, maximal 60 Stunden').
Wie gehe ich mit Preisverhandlungen um?
Verhandeln Sie nie über den Preis, sondern über den Leistungsumfang. Wenn der Kunde 20% weniger zahlen möchte, streichen Sie 20% der Leistung (z.B. weniger Revisionsschleifen, einfachere Ausstattung). Alternativ bieten Sie einen Rabatt gegen Vorauszahlung oder eine längere Vertragsbindung an. Ihre Kalkulation ist die Grundlage: Wenn Sie unter Selbstkosten gehen, machen Sie Verlust.
Verwandte Prompts
Diese Prompts könnten ebenfalls für Sie interessant sein.
Lieber automatisieren lassen?
Dieser Prompt ist ein guter Anfang. Aber wenn Sie ganze Prozesse automatisieren wollen -- von Lead-Generierung über Kundenkommunikation bis Rechnungsstellung -- helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter.
Kostenlose Erstberatung buchen