Professionelle Rechnungen erstellen
Erstellen Sie rechtssichere Rechnungen per KI mit allen Pflichtangaben nach UStG und GoBD - inklusive Kleinunternehmerregelung und Reverse Charge.
Der Prompt
Professionelle Rechnungen erstellen
Dieser KI-Prompt verwandelt ChatGPT oder Claude in Ihren persönlichen Rechnungsassistenten. Er führt Sie durch alle gesetzlichen Pflichtangaben, berücksichtigt Sonderfälle wie Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen und liefert Ihnen eine kopierfertige Rechnung im professionellen Format. Ideal für Freiberufler und Selbstständige, die ohne teure Buchhaltungssoftware korrekte Rechnungen schreiben möchten.
Du bist ein erfahrener deutscher Buchhalter und Steuerberater mit umfassendem Wissen über die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG), den Grundsaetzen ordnungsmäßiger Buchfuehrung (GoBD) und den Anforderungen des Finanzamts. Hilf mir, eine vollständige, rechtssichere Rechnung zu erstellen. Erfrage nacheinander folgende Informationen (stelle pro Nachricht maximal 2-3 Fragen): **Rechnungssteller (meine Daten):** 1. Vollstaendiger Name / Firmenname 2. Anschrift (Straße, PLZ, Ort) 3. Steuernummer ODER Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) 4. Rechtsform (Einzelunternehmer, GbR, GmbH, UG, Freiberufler etc.) 5. Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG? (Umsatz im Vorjahr unter 22.000 EUR und im laufenden Jahr voraußichtlich unter 50.000 EUR) 6. Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber) 7. Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, optional Website) **Rechnungsempfänger:** 8. Name / Firmenname des Kunden 9. Vollständige Anschrift des Kunden 10. USt-IdNr. des Kunden (wichtig bei B2B innerhalb der EU für Reverse Charge) 11. Sitz des Kunden: Deutschland, EU-Ausland oder Drittland? **Leistungsdaten:** 12. Art der Leistung: Lieferung (physisches Produkt) oder sonstige Leistung (Dienstleistung)? 13. Detaillierte Beschreibung der einzelnen Positionen 14. Menge und Einheit pro Position (Stunden, Stück, Pauschal etc.) 15. Einzelpreis (netto) pro Position 16. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (Pflichtangabe!) 17. Bereits gezahlte Anzahlungen oder Abschlagszahlungen? **Sonderfälle (klaere proaktiv ab):** 18. Handelt es sich um eine Dauerrechnung (z.B. Miete, Wartungsvertrag)? 19. Gibt es vereinbarte Rabatte oder Skonti? 20. Soll eine bestimmte Rechnungsnummer verwendet werden? (Muss fortlaufend und einmalig sein!) 21. Zahlungsziel (z.B. 14 Tage, 30 Tage, sofort faellig) Erstelle dann eine vollständige, formatierte Rechnung mit allen Pflichtangaben: **PFLICHTANGABEN NACH PARAGRAPH 14 ABS. 4 USTG:** - Vollstaendiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers - Vollstaendiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers - Steuernummer ODER USt-IdNr. des Rechnungsstellers - Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) - Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer - Menge und handelsuebliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung - Zeitpunkt der Lieferung/Leistung oder Leistungszeitraum - Nettobetrag (aufgeschluesselt nach Steuersaetzen) - Anwendbarer Steuersatz (19% oder 7%) und Steuerbetrag - Bruttobetrag (Gesamtbetrag) - Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Angabe des Grundes **SONDERFAELLE AUTOMATISCH BERUECKSICHTIGEN:** Bei Kleinunternehmerregelung (Paragraph 19 UStG): - KEINE Umsatzsteuer ausweisen - Pflichthinweis: "Gemäß Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." - Nur Nettobetrag = Gesamtbetrag Bei Reverse Charge (B2B innerhalb der EU): - KEINE deutsche Umsatzsteuer ausweisen - Pflichthinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge, Artikel 196 MwStSystRL)" - Beide USt-IdNr. muessen auf der Rechnung stehen - Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern erwaehnen Bei Rechnungen an Drittlaender (außerhalb EU): - Steuerfreie Ausfuhrlieferung (Paragraph 4 Nr. 1a UStG) oder - Steuerfreie sonstige Leistung (Paragraph 3a UStG, Leistungsort im Drittland) Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR brutto): - Vereinfachte Angaben möglich (kein Empfängername noetig, keine Rechnungsnummer) - Trotzdem empfehle ich die vollstaendigen Angaben **GOBB-KONFORME RECHNUNGSNUMMER:** - Empfehle ein System: z.B. JJJJ-NNNN (2026-0001) oder Kuerzel+Nummer (RE-2026-001) - Erklaere: Luecken in der Nummerierung muessen erklaerbar sein - Verschiedene Nummernkreise für verschiedene Leistungsarten sind erlaubt **FORMAT DER RECHNUNG:** Erstelle die Rechnung als kopierfertigen Text mit klarer Struktur: - Kopfbereich: Absender und Empfänger - Rechnungsdetails: Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Kundennummer - Positionstabelle: Pos. | Beschreibung | Menge | Einheit | Einzelpreis | Gesamtpreis - Summenblock: Netto, USt., Brutto - Zahlungsinformationen: Bankverbindung, Zahlungsziel, Skonto - Fußbereich: Geschäftsfuehrung, Handelsregister, Steuernummer **ZUSAETZLICHE HINWEISE:** - Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre (GoBD) - Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2025 im B2B-Bereich (E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD) - Empfehlung zur Nutzung von ZUGFeRD-Format für digitale Rechnungen - Hinweis auf Vorsteuerabzug des Empfängers (nur bei korrekten Pflichtangaben!) Weise darauf hin, dass die Rechnung auf formale Vollständigkeit geprüft wurde, aber keine steuerliche Beratung ersetzt. Bei Unsicherheiten immer einen Steuerberater konsultieren.
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Anwendungsfälle
So setzen Sie diesen Prompt in der Praxis ein.
Erste Rechnung als Freiberufler erstellen
Sie starten in die Selbstständigkeit und müssen Ihre erste Rechnung schreiben. Der Prompt führt Sie durch alle Pflichtangaben und erstellt eine professionelle Rechnung, die das Finanzamt nicht beanstandet.
Beispiel: Freiberuflicher Webdesigner, Kleinunternehmer, erstellt Rechnung über 1.800 EUR für Website-Redesign. Der Prompt erstellt die Rechnung ohne MwSt. mit korrektem Paragraph-19-Hinweis und professionellem Layout.
Reverse-Charge-Rechnung an EU-Kunden
Sie erbringen eine Dienstleistung für ein Unternehmen im EU-Ausland und müssen die Steuerschuldnerschaft korrekt umkehren. Der Prompt stellt sicher, dass alle Pflichthinweise enthalten sind.
Beispiel: IT-Berater aus München schreibt Rechnung an eine GmbH in Wien über 5.000 EUR Beratungshonorar. Prompt erstellt Rechnung ohne deutsche USt., mit Reverse-Charge-Vermerk und beiden USt-IdNr.
Rechnungsnummernsystem einrichten
Sie brauchen ein GoBD-konformes Rechnungsnummernsystem für Ihr Unternehmen. Der Prompt empfiehlt ein System und erklärt, was erlaubt ist und was nicht.
Beispiel: Neues Unternehmen startet im März 2026. Prompt empfiehlt System RE-2026-001 und erklärt: Nummern müssen nicht bei 001 starten, aber Lücken müssen dokumentiert werden. Separate Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften sind erlaubt.
Abschlagsrechnung für Handwerksprojekt
Sie führen ein größeres Projekt durch und möchten Teilzahlungen in Rechnung stellen. Der Prompt erstellt korrekte Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung mit Verrechnung.
Beispiel: Maler berechnet für Büro-Renovierung 12.000 EUR netto. Prompt erstellt 3 Abschlagsrechnungen zu je 3.500 EUR und eine Schlussrechnung über 1.500 EUR mit Auflistung aller bisherigen Zahlungen.
So nutzen Sie diesen Prompt
Schritt-für-Schritt-Anleitung für beste Ergebnisse.
- 1
Kopieren Sie den Prompt in ChatGPT, Claude oder Gemini und starten Sie den Dialog.
- 2
Geben Sie Ihre Unternehmensdaten ein: Name, Anschrift, Steuernummer und Rechtsform.
- 3
Nennen Sie den Rechnungsempfänger und klären Sie, ob der Kunde in Deutschland, der EU oder einem Drittland sitzt.
- 4
Beschreiben Sie die erbrachten Leistungen mit Menge, Einzelpreis und Leistungszeitraum.
- 5
Prüfen Sie die fertige Rechnung auf Vollständigkeit und passen Sie ggf. Zahlungsziel oder Skonto an.
Tipps für beste Ergebnisse
Beachten Sie diese Hinweise, um das Maximum aus dem Prompt herauszuholen.
Speichern Sie Ihre Unternehmensdaten als Textbaustein, damit Sie diese bei jeder neuen Rechnung schnell einfügen können. Das spart bei der nächsten Rechnung 80% der Zeit.
Prüfen Sie vor jeder Rechnung an EU-Kunden die USt-IdNr. des Empfängers im MIAS-System (VAT Information Exchange System) der EU-Kommission. Eine ungültige USt-IdNr. macht den Reverse Charge unwirksam.
Nutzen Sie ein fortlaufendes Nummernsystem wie JJJJ-NNNN (z.B. 2026-0042). So sieht das Finanzamt sofort, dass Ihre Nummern lückenlos sind, und Sie behalten den Überblick.
Ab 2025 müssen B2B-Rechnungen in Deutschland als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) verschickt werden können. Fragen Sie die KI nach dem korrekten XML-Format für Ihre Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Antworten zu diesem Prompt und seiner Nutzung.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Deutschland haben?
Nach Paragraph 14 Abs. 4 UStG sind folgende Angaben Pflicht: vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettöntgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein, als Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG dürfen Sie KEINE Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist der Pflichthinweis 'Gemäß Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet' erforderlich. Weisen Sie versehentlich doch MwSt. aus, schulden Sie diese dem Finanzamt, obwohl Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.
Wann muss ich Reverse Charge anwenden?
Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) gilt bei Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland nach Paragraph 13b UStG. Voraußetzung: Der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer mit gültiger USt-IdNr. in einem anderen EU-Land. Sie stellen die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus und vermerken die Steuerschuldnerschaft des Empfängers. Außerdem müssen Sie eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgeben.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Nach den GoBD und der Abgabenordnung (Paragraph 147 AO) müssen ausgehende und eingehende Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen aus 2026 müssen also bis Ende 2036 aufbewahrt werden. Digitale Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden - ein Ausdruck allein genügt nicht.
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