Angebote & Rechnungen
automatisieren
Vom Erstkontakt bis zur Zahlung -- automatisch, fehlerfrei, schnell. Waehrend Sie Angebote heute manuell in Word oder Excel zusammenstellen, Rechnungsnummern von Hand vergeben und offene Posten in Tabellen nachverfolgen, kann ein automatisiertes System das alles in einem Bruchteil der Zeit erledigen. Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernarbeit, die Verwaltung läuft im Hintergrund. Jedes Angebot wird professionell erstellt, jede Rechnung pünktlich versendet und jede Zahlung automatisch überwacht.
Schluss mit Angebots-Chaos und vergessenen Rechnungen
Jede Stunde, die Sie mit manueller Angebotserstellung verbringen, fehlt für Ihre eigentliche Arbeit. Jede vergessene Rechnung ist bares Geld, das auf dem Tisch liegen bleibt. Und jedes Nachfassen per Hand kostet Nerven und Zeit. Es gibt einen besseren Weg.
Typische Probleme
Angebote dauern 2 Stunden statt 5 Minuten
Sie öffnen Word, suchen die letzte Vorlage, passen Texte manuell an, berechnen Preise in Excel, erstellen ein PDF und versenden es per E-Mail. Für jedes einzelne Angebot. Bei 5 Angeboten pro Woche sind das 10 Stunden reine Verwaltungsarbeit -- Zeit, die Sie für produktive Arbeit nutzen könnten. Und trotzdem schleichen sich Tippfehler, falsche Preise oder veraltete AGBs ein.
Copy-Paste-Fehler kosten Vertrauen und Geld
Der falsche Kundenname im Angebot, eine veraltete Preisliste oder ein vergessener Rabatt -- solche Fehler passieren, wenn Sie Angebote manuell zusammenkopieren. Im besten Fall ist es peinlich, im schlimmsten Fall verlieren Sie den Auftrag oder liefern unter Ihrem Kalkulationspreis. Manuelle Prozesse sind fehleranfaellig, egal wie sorgfältig Sie arbeiten.
Vergessene Rechnungen und verpasstes Nachfassen
Der Auftrag ist abgeschlossen, aber die Rechnung schreiben Sie erst nächste Woche -- oder vergessen es ganz. Offene Angebote werden nicht nachverfolgt, weil niemand den Überblick hat. Studien zeigen: 30% aller KMU verschenken Umsatz, weil Rechnungen zu spät oder gar nicht gestellt werden. Und ohne systematisches Nachfassen bleiben profitable Aufträge liegen.
Zahlungserinnerungen kosten Überwindung
Niemand mahnt gerne. Deshalb werden überfällige Rechnungen oft erst nach Wochen oder gar nicht angemahnt. Die Folge: Ihre Liquiditaet leidet, Sie finanzieren faktisch Ihre Kunden vor und müssen eventuell selbst Kredite aufnehmen, um laufende Kosten zu decken. Durchschnittlich zahlen KMU-Kunden 8 Tage nach Fälligkeit -- ohne Erinnerung sogar noch später.
Unsere Lösung
Professionelle Angebote in unter 5 Minuten
Wählen Sie Kunde, Leistungen und optionale Rabatte aus -- das System erstellt ein fehlerfreies Angebot in Ihrem Corporate Design. Alle Berechnungen (Netto, Brutto, USt., Rabatte) laufen automatisch. Fortlaufende Angebotsnummern, aktuelle AGBs und Zahlungsbedingungen werden automatisch eingefügt. Versand per E-Mail mit einem Klick oder vollautomatisch nach Kundenkontakt.
Automatische Rechnungsstellung nach Auftragsende
Sobald ein Auftrag als abgeschlossen markiert wird, generiert das System die passende Rechnung -- mit allen Positionen aus dem Angebot, eventuellen Änderungen während des Auftrags und korrekten Pflichtangaben. Die Rechnung wird automatisch an den Kunden versendet und in Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst. Kein Auftrag bleibt mehr unberechnet.
Dreistufige Zahlungserinnerungen ohne Aufwand
Nach Fälligkeit erhält der Kunde automatisch eine freundliche Erinnerung. Reagiert er nicht, folgt nach einer Woche eine deutlichere Mahnung. Die dritte Stufe weist auf Verzugszinsen und weitere Konsequenzen hin. Alle Texte sind professionell formuliert und individuell anpassbar. Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und stoppen den Mahnprozess sofort. Kein unangenehmes Telefonieren, kein Hinterherlaufen.
6 Module für Ihren automatisierten Rechnungsprozess
Vom ersten Angebot bis zur letzten Zahlungserinnerung -- sechs Module, die nahtlos ineinandergreifen. Jedes einzelne spart Ihnen Zeit und Geld. Zusammen verwandeln sie Ihren gesamten Angebots- und Rechnungsprozess in einen automatisierten Workflow, der zuverlässig und fehlerfrei arbeitet.
Angebots-Templates mit Variablen
Erstellen Sie Angebote in unter 5 Minuten statt in 2 Stunden. Ihre Vorlagen enthalten dynamische Variablen für Kundenname, Projektbeschreibung, Einzelpreise und Gesamtsumme. Wählen Sie aus Ihrem Leistungskatalog die passenden Positionen aus, passen Sie Menge und Rabatte an -- fertig. Das System berechnet Netto, Brutto und Umsatzsteuer automatisch. Wiederkehrende Textbausteine für AGBs, Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsfristen werden automatisch eingefügt. Jedes Angebot erhält eine fortlaufende Nummer und wird als professionelles PDF in Ihrem Corporate Design generiert.
Automatische Nachverfolgung
Kein Angebot geht mehr verloren, weil niemand nachgefasst hat. Das System versendet automatisch höfliche Erinnerungen nach 3, 7 und 14 Tagen -- mit direktem Link zur Angebotsannahme. Jede Erinnerung ist personalisiert und bezieht sich auf das konkrete Angebot. Sie können die Intervalle und Texte individuell anpassen. Sobald der Kunde annimmt, stoppt die Sequenz automatisch. Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick, welche Angebote offen sind, welche nachgefasst wurden und welche bereits angenommen oder abgelehnt wurden. So haben Sie volle Kontrolle über Ihre Sales-Pipeline.
Auftrags-zu-Rechnung Konvertierung
Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, wird automatisch eine Rechnung generiert -- basierend auf den im Angebot vereinbarten Positionen und Preisen. Kein manuelles Abtippen, keine Copy-Paste-Fehler, keine vergessenen Positionen. Änderungen während des Auftrags (Zusatzleistungen, Mengenanpassungen) werden automatisch in die Rechnung übernommen. Die Rechnung erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer, enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben und wird dem Kunden per E-Mail als PDF zugestellt -- mit einem Klick oder vollautomatisch.
Teilrechnungen & Abschlagszahlungen
Bei größeren Projekten definieren Sie Meilensteine mit prozentualen oder absoluten Abschlägen. Das System generiert Teilrechnungen automatisch, wenn ein Meilenstein erreicht wird. Jede Teilrechnung verweist auf den Gesamtauftrag und zeigt transparent den bereits abgerechneten und den offenen Betrag. Am Ende erstellt das System automatisch eine Schlussrechnung, die alle Abschlagszahlungen verrechnet. Ihre Kunden behalten den Überblick, Sie haben einen sauberen Zahlungsfluss und Ihre Buchhaltung stimmt auf den Cent genau.
Zahlungserinnerungen in 3 Stufen
Unbezahlte Rechnungen werden nicht mehr vergessen. Das System überwacht Fälligkeitsdaten und startet automatisch einen dreistufigen Mahnprozess: Eine freundliche Zahlungserinnerung nach 7 Tagen, eine deutlichere Mahnung nach 14 Tagen mit Verweis auf Verzugszinsen und eine letzte Mahnung nach 21 Tagen mit Ankündigung weiterer Schritte. Jede Stufe ist individuell anpassbar -- von der Tonalität bis zum Zeitintervall. Geht die Zahlung ein, stoppt der Prozess automatisch. Sie sehen im Dashboard jederzeit den Zahlungsstatus aller offenen Rechnungen.
Umsatz-Dashboard & Reporting
Behalten Sie den Überblick über Ihren gesamten Angebots- und Rechnungsprozess. Das Dashboard zeigt in Echtzeit: offene Angebote, Annahmequote, ausstehende Rechnungen, durchschnittliche Zahlungsdauer und Umsatzentwicklung nach Monat, Quartal und Jahr. Sie erkennen sofort, welche Kunden regelmäßig spät zahlen, welche Angebotstypen die höchste Konversionsrate haben und wo Umsatzpotenzial liegt. Monatliche Reports werden automatisch generiert und können direkt an Ihren Steuerberater weitergeleitet werden.
Für welche Branchen eignet sich automatisierte Rechnungsstellung?
Überall dort, wo Angebote geschrieben und Rechnungen gestellt werden, spart Automatisierung Zeit und eliminiert Fehler. Wir haben branchenspezifische Workflows entwickelt, die exakt auf die Anforderungen Ihres Geschäftsmodells zugeschnitten sind -- von der Handwerkerrechnung bis zur Steuerberater-Honorarnote.
Handwerk
Vom Kostenvoranschlag bis zur Schlussrechnung -- automatisiert über alle Gewerke hinweg. Aufmaßerfassung, Materialkosten und Arbeitsstunden fließen direkt ins Angebot.
Mehr erfahrenSteuerberater
Honorarvereinbarungen, Jahresabrechnungen und Vorschüssrechnungen automatisch generieren. DATEV-Export inklusive, Mandantenportal optional.
Mehr erfahrenRechtsanwälte
RVG-konforme Kostenberechnungen, Vorschussrechnungen und Honorarvereinbarungen. Automatische Berechnung nach Streitwert oder Stundenhonorar.
Mehr erfahrenImmobilien
Exposees, Provisionsrechnungen und Verwaltungsabrechnungen automatisiert erstellen. Integration mit gängiger Maklersoftware.
Mehr erfahrenWas bringt automatisierte Rechnungsstellung?
Keine vagen Versprechen, sondern messbare Ergebnisse. Diese Zahlen basieren auf Durchschnittswerten unserer Kunden -- Handwerker, Berater, Steuerbüros und Agenturen, die von manueller Angebots- und Rechnungserstellung auf automatisierte Workflows umgestellt haben.
Keine manuelle Angebots- und Rechnungserstellung mehr. Templates, automatische Konvertierung und Zahlungsüberwachung erledigen das für Sie.
Durch sofortige Rechnungsstellung nach Auftragsende und automatische Zahlungserinnerungen verkürzt sich die durchschnittliche Zahlungsdauer erheblich.
Jeder abgeschlossene Auftrag wird automatisch abgerechnet. Kein Umsatz geht verloren, weil die Rechnung im Alltag untergeht oder vergessen wird.
Von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse bis zum laufenden System vergehen typischerweise 3-5 Werktage. Keine monatelange Einführungsphase.
Nahtlose Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware
Sie müssen nicht Ihre bestehende Software wechseln. Wir binden uns an das an, was Sie bereits nutzen -- und automatisieren die Prozesse drumherum. Ob lexoffice, sevDesk, DATEV oder FastBill: Ihre Daten fließen automatisch in die richtige Richtung.
lexoffice
Deutschlands beliebteste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Freiberufler. Angebote und Rechnungen werden direkt in lexoffice erstellt und synchronisiert -- inklusive Kundenstammdaten, Artikelverwaltung und UStVA-Vorbereitung. Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet.
sevDesk
Umfassende Buchhaltungslösung mit starker API. Wir binden sevDesk nahtlos an, sodass Angebote, Rechnungen und Mahnungen automatisch erstellt und versendet werden. Der Bankabgleich läuft automatisch, Belege werden per OCR erfasst.
DATEV
Der Standard für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Alle Ausgangsrechnungen werden DATEV-konform exportiert -- im richtigen Format, mit korrekten Buchungsschlüseln. Ihr Steuerberater kann die Daten direkt importieren, ohne manuelle Nacharbeit.
FastBill
Schlanke Rechnungssoftware mit Fokus auf Automatisierung. Wiederkehrende Rechnungen, automatischer Bankabgleich und Belegerfassung werden nahtlos mit Ihren Workflows verknüpft.
Stripe
Für Online-Zahlungen und wiederkehrende Abrechnungen. Rechnungen können direkt mit einem Stripe-Zahlungslink versendet werden, sodass Kunden per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder Apple Pay bezahlen können.
PayPal
PayPal-Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet. Zahlungseingänge werden überwacht und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Ideal für internationale Kunden und Kleinbeträge.
In 4 Schritten zur automatisierten Rechnungsstellung
Von der ersten Analyse bis zum laufenden System vergehen typischerweise 3 bis 5 Werktage. Kein monatelanges Einführungsprojekt, keine endlosen Abstimmungsrunden. Wir machen, Sie profitieren.
Analyse Ihrer Angebots- und Rechnungsprozesse
In einem 30-minütigen Gespräch erfassen wir Ihren aktuellen Workflow: Wie erstellen Sie Angebote? Welche Software nutzen Sie für Rechnungen? Wie verfolgen Sie offene Zahlungen? Wo entstehen Fehler und Zeitverluste? Daraus entwickeln wir einen konkreten Automatisierungsplan mit klaren Prioritäten -- was bringt den größten Effekt bei geringstem Aufwand?
Templates & Workflows einrichten
Wir erstellen Ihre Angebots-Templates mit dynamischen Variablen, richten die automatische Nachverfolgung ein und konfigurieren die Auftrags-zu-Rechnung-Konvertierung. Ihre bestehende Buchhaltungssoftware wird angebunden, Zahlungserinnerungen und das Reporting-Dashboard werden konfiguriert. Alles wird auf Ihr Corporate Design und Ihre individuellen Geschäftsprozesse abgestimmt.
Test & Go-Live
Bevor das System live geht, testen wir jeden Workflow mit realen Daten: Angebot erstellen, nachfassen, in Rechnung konvertieren, Zahlung überwachen. Sie prüfen das Ergebnis, wir optimieren die Feinheiten. Nach der Freigabe schulen wir Sie und Ihr Team in 30 Minuten -- danach können Sie alles eigenständig bedienen.
Optimierung nach den ersten 30 Tagen
Nach einem Monat im Echtbetrieb analysieren wir gemeinsam die Ergebnisse: Wie hat sich die Annahmequote verändert? Wie schnell zahlen Kunden jetzt? Welche Templates funktionieren am besten? Daraus leiten wir Optimierungen ab -- bessere Formulierungen, angepasste Erinnerungsintervalle, zusätzliche Automatisierungen wie automatische Gutschriften oder Stornierungen.
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Antworten auf die wichtigsten Fragen von Unternehmern, die ihre Angebots- und Rechnungsprozesse automatisieren möchten.
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In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch analysieren wir Ihren aktuellen Angebots- und Rechnungsprozess und zeigen Ihnen konkret, wie viel Zeit und Geld Sie mit Automatisierung sparen. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine ehrliche Einschätzung, ob und wie Automatisierung für Ihr Unternehmen funktioniert.
Die meisten unserer Kunden amortisieren die Investition innerhalb von 4-8 Wochen. Die erste Entlastung spüren Sie am ersten Tag -- wenn Sie das erste Angebot in 5 Minuten statt in 2 Stunden erstellen. Und wenn die erste Rechnung automatisch rausgeht, ohne dass Sie auch nur daran denken muessen, wissen Sie: Das war die richtige Entscheidung.
Oder rufen Sie uns direkt an: 0152 2193 3155