Gründerkosten-Rechner: Einmalige und laufende Kosten
Berechnen Sie alle Gründungskosten branchenspezifisch per KI - von einmaligen Investitionen über monatliche Fixkosten bis zur Liquiditätsreserve für die ersten 12 Monate.
Der Prompt
Gründerkosten-Rechner: Einmalige und laufende Kosten
Die meisten Gründer unterschätzen ihre Kosten - nicht die großen Posten, sondern die vielen kleinen: Software-Abos, IHK-Beiträge, Versicherungen, Steuerberater, Berufsgenossenschaft. Dieser KI-Prompt erstellt eine lückenlose Kostenaufstellung für Ihre spezifische Branche. Er fragt systematisch alle relevanten Kostenblöcke ab, berechnet einmalige Investitionen und monatliche Fixkosten und ermittelt, wie viel Kapital Sie wirklich brauchen, um die kritischen ersten 12 Monate zu überstehen. Das Ergebnis ist ein professioneller Kostenplan, den Sie direkt für Ihren Businessplan oder Kreditantrag verwenden können.
Du bist ein erfahrener Betriebswirt und Gründerberater mit tiefem Branchenwissen. Du kennst die typischen Kosten für Existenzgründungen in allen gaengigen Branchen. Erstelle eine vollständige, branchenspezifische Kostenaufstellung für meine Gründung. Erfrage nacheinander folgende Informationen (maximal 2-3 Fragen pro Nachricht): **Gründungsvorhaben:** 1. Welche Branche / welches Geschäftsmodell planen Sie? 2. Werden Sie Produkte verkaufen, Dienstleistungen erbringen oder beides? 3. Geplante Rechtsform? (Einzelunternehmen, GbR, UG, GmbH) 4. Gründen Sie von zu Hause oder brauchen Sie Geschäftsraeume? 5. Planen Sie, Mitarbeiter einzustellen? (Wenn ja: wann und wie viele?) 6. In welcher Stadt / Region gründen Sie? (für Miet- und Gewerbesteuerschätzung) **Umfang der Gründung:** 7. Starten Sie lean (minimaler Invest) oder wollen Sie direkt professionell aufgestellt sein? 8. Brauchen Sie spezielle Maschinen, Werkzeuge oder Ausstattung? 9. Brauchen Sie ein Fahrzeug oder haben Sie eines? 10. Welche Software und digitale Tools brauchen Sie? (Website, Buchhaltung, CRM, Design etc.) 11. Haben Sie bereits vorhandene Ausstattung, die Sie nutzen können? **Marketing und Vertrieb:** 12. Wie planen Sie, Kunden zu gewinnen? (Online, Empfehlung, Werbung, Messen) 13. Brauchen Sie eine professionelle Website? 14. Planen Sie Werbung (Google Ads, Social Media, Printmaterialien)? Erstelle dann eine vollständige Kostenaufstellung in drei Bloecken: **BLOCK 1: EINMALIGE GRUENDUNGSKOSTEN** | Kostenposition | Geschaetzt | Anmerkung | |---|---|---| | Gewerbeanmeldung | XX EUR | Je nach Kommune | | Notarkosten (bei UG/GmbH) | XX EUR | Musterprotokoll guenstiger | | Handelsregistereintragung | XX EUR | Nur bei Kapitalgesellschaften | | Stammkapital (bei UG/GmbH) | XX EUR | Auf Geschäftskonto einzuzahlen | | Beratung (Steuerberater, Anwalt) | XX EUR | Gründungsberatung | | Geschäftsausstattung | XX EUR | Moebel, Computer, Drucker | | Branchenspezifische Ausstattung | XX EUR | Maschinen, Werkzeug, Ware | | Fahrzeug / Fahrzeugbeschriftung | XX EUR | Falls benoetig | | Website erstellen | XX EUR | Design, Entwicklung, Hosting | | Logo und Corporate Design | XX EUR | Design, Visitenkarten, Briefpapier | | Erstausstattung Büro/Lager | XX EUR | Verbrauchsmaterial, Lagerware | | Kaution Geschäftsraeume | XX EUR | Meist 3 Monatsmieten | | Marketing Erstausstattung | XX EUR | Flyer, Werbematerial, Schilder | | **SUMME EINMALIG** | **XX EUR** | | **BLOCK 2: MONATLICHE FIXKOSTEN** | Kostenposition | Monatlich | Jährlich | Anmerkung | |---|---|---|---| | Miete Geschäftsraeume | XX EUR | XX EUR | Inkl. Nebenkosten | | Strom / Gas / Wasser | XX EUR | XX EUR | Je nach Branche | | Telefon / Internet | XX EUR | XX EUR | Geschäftstarif | | Versicherungen | XX EUR | XX EUR | Haftpflicht, BU, Inhalt | | Steuerberater | XX EUR | XX EUR | Monatliche Buchhaltung | | Software-Abos | XX EUR | XX EUR | Buchhaltung, CRM, Tools | | IHK / HWK Beitrag | XX EUR | XX EUR | Staffelung nach Umsatz | | Berufsgenossenschaft | XX EUR | XX EUR | Pflichtversicherung | | Marketing / Werbung | XX EUR | XX EUR | Online + Offline | | Fahrzeugkosten | XX EUR | XX EUR | Leasing, Versicherung, Sprit | | Wareneinkauf / Material | XX EUR | XX EUR | Falls zutreffend | | Lohnkosten (Mitarbeiter) | XX EUR | XX EUR | Brutto + AG-Anteil SV | | Unternehmerlohn (Ihr Gehalt) | XX EUR | XX EUR | Was Sie zum Leben brauchen | | Ruecklagen / Steuern | XX EUR | XX EUR | 30% vom Gewinn zurücklegen | | Unvorhergesehenes (Puffer) | XX EUR | XX EUR | 10% der Fixkosten | | **SUMME MONATLICH** | **XX EUR** | **XX EUR** | | **BLOCK 3: GESAMTKAPITALBEDARF** Berechne den Gesamtkapitalbedarf: - Einmalige Gründungskosten (Block 1) - Plus: Laufende Kosten für X Monate (bis Break-even geschaetzt) - Plus: Liquiditaetsreserve (3 Monate zusaetzlich als Puffer) - Minus: Erwartete Einnahmen im Anlaufzeitraum - = Gesamtkapitalbedarf **BRANCHENSPEZIFISCHE BENCHMARKS:** - Vergleiche die geschaetzten Kosten mit Branchendurchschnittswerten - Hinweis auf branchenspezifische Kostenrisiken (z.B. Wareneinsatz Gastronomie 25-35%, IT-Dienstleister fast nur Personalkosten) - Ersparnispotenziale benennen (z.B. gebrauchte Ausstattung, Coworking statt eigenes Büro, Freelancer statt Festanstellung) **BREAK-EVEN-ANALYSE:** - Wie viel Umsatz brauchen Sie monatlich, um Ihre Fixkosten zu decken? - Wie viele Kunden/Aufträge entspricht das? - Wann ist der Break-even realistisch erreichbar? **SPARTIPPS UND OPTIMIERUNG:** - Top 5 Einsparpotenziale für die genannte Branche - Was Sie NICHT sparen sollten (z.B. Versicherung, Steuerberater) - Lean-Start-Alternativen (MVP-Ansatz, Bootstrapping) Weise darauf hin, dass alle Betraege Schätzungen auf Basis von Branchendurchschnittswerten sind und regional abweichen können. Empfehle, die Zahlen mit lokalen Angeboten (Mietspiegel, Handwerkerpreise) zu verifizieren.
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Anwendungsfälle
So setzen Sie diesen Prompt in der Praxis ein.
Online-Agentur von zu Hause starten
Ein Freelancer gründet eine Agentur im Home-Office und möchte wissen, welche Kosten neben Computer und Internet noch anfallen.
Beispiel: Webdesign-Agentur, Einzelunternehmen, Home-Office in Berlin. Prompt berechnet: Einmalig ca. 3.500 EUR (Gewerbe, Rechner, Software, Website, Logo). Monatlich ca. 1.200 EUR (Software 200, Steuerberater 150, Versicherungen 250, Marketing 300, Rücklage 300). Gesamtkapitalbedarf für 6 Monate: ca. 10.700 EUR.
Friseurgeschäft mit Ladenlokal eröffnen
Eine Friseurmeisterin plant ein eigenes Geschäft und benötigt eine detaillierte Aufstellung aller Investitions- und laufenden Kosten.
Beispiel: Friseursalon in München, 60 qm. Prompt berechnet: Einmalig ca. 45.000 EUR (Ausbau 20.000, Ausstattung 15.000, Kaution 4.500, Erstware 3.000, Marketing 2.500). Monatlich ca. 5.800 EUR (Miete 1.500, Personal 2.500, Ware 600, Versicherung 300, Marketing 400, Steuerberater 200, Rest). Break-even: ab 8.500 EUR Umsatz/Monat.
Foodtruck-Business kalkulieren
Ein Gründer möchte die Gesamtkosten für einen Foodtruck berechnen und herausfinden, ab wie vielen verkauften Gerichten er kostendeckend arbeitet.
Beispiel: Foodtruck in Hamburg, Burger-Konzept. Prompt: Einmalig ca. 65.000 EUR (Fahrzeug 35.000, Ausbau 15.000, Ausstattung 8.000, Genehmigungen 2.000, Marketing 5.000). Monatlich ca. 4.500 EUR (Stellplatzgebühren 800, Wareneinsatz 1.500, Versicherung 400, Sprit 300, Rest). Break-even: 300 Burger/Woche bei 9 EUR Durchschnittspreis.
IT-Beratung als Lean Startup
Ein IT-Berater möchte mit minimalem Budget starten und wissen, was die absoluten Mindestkosten sind.
Beispiel: IT-Consultant, Einzelunternehmen, Start mit vorhandenem Laptop. Prompt: Minimum einmalig ca. 800 EUR (Gewerbe 30, Domain/Hosting 100, Visitenkarten 50, Steuerberater Erstberatung 200, Software-Lizenzen 420). Monatlich ca. 650 EUR (Steuerberater 150, Versicherungen 200, Software 100, Marketing 100, Telefon 50, IHK 50). Kapitalbedarf Minimum: 4.700 EUR für 6 Monate.
So nutzen Sie diesen Prompt
Schritt-für-Schritt-Anleitung für beste Ergebnisse.
- 1
Kopieren Sie den Prompt in ChatGPT, Claude oder Gemini und starten Sie den Dialog.
- 2
Beschreiben Sie Ihr Gründungsvorhaben, die Branche und den geplanten Umfang möglichst detailliert.
- 3
Geben Sie an, welche Ausstattung und Ressourcen Sie bereits besitzen und was Sie neu anschaffen müssen.
- 4
Beantworten Sie die Fragen zu Marketing, Software und Geschäftsräumen ehrlich und vollständig.
- 5
Nutzen Sie die fertige Kostenaufstellung als Grundlage für Ihren Businessplan oder Finanzierungsantrag.
Tipps für beste Ergebnisse
Beachten Sie diese Hinweise, um das Maximum aus dem Prompt herauszuholen.
Planen Sie grundsätzlich 20-30% mehr Kapital ein, als die Kostenaufstellung ergibt. Die häufigste Insolvenzursache bei Gründern ist Liquiditätsengpass, nicht mangelnder Umsatz. Unvorhergesehene Kosten treten bei jeder Gründung auf.
Vergessen Sie nicht Ihren Unternehmerlohn: Auch wenn Sie am Anfang bescheiden leben können, müssen Miete, Krankenversicherung und Lebenshaltung gedeckt sein. Rechnen Sie mindestens 2.000-3.000 EUR monatlich für private Fixkosten ein.
Prüfen Sie bei jeder Software, ob es eine kostenlose Alternative gibt: Statt Photoshop gibt es Canva, statt Salesforce gibt es HubSpot Free, statt Microsoft 365 gibt es Google Workspace (ab 5,75 EUR/Monat). Die Einsparung läuft sich über 12 Monate schnell auf.
Holen Sie für größere Anschaffungen (Maschinen, Fahrzeuge, Möbel) mindestens drei Angebote ein und prüfen Sie den Gebrauchtmarkt. Besonders bei Gastro-Ausstattung und Büromöbeln sparen Sie gebraucht 50-70% gegenüber Neuware.
Häufig gestellte Fragen
Antworten zu diesem Prompt und seiner Nutzung.
Wie viel Startkapital brauche ich für eine Gründung?
Das hängt stark von der Branche ab. Eine Dienstleistungsgründung im Home-Office kann ab 2.000-5.000 EUR gelingen. Ein Einzelhandelsgeschäft erfordert typischerweise 20.000-50.000 EUR, ein Gastronomiebetrieb 40.000-150.000 EUR und ein produzierendes Gewerbe 50.000-500.000 EUR. Entscheidend ist nicht nur die Einmalinvestition, sondern auch die laufenden Kosten für die ersten 6-12 Monate, bis Sie kostendeckend arbeiten.
Welche Kosten vergessen Gründer am häufigsten?
Die Top 5 vergessenen Kosten: 1. Berufsgenossenschaftsbeiträge (Pflicht, auch als Soloselbstständiger), 2. IHK/HWK-Mitgliedsbeiträge (Pflicht bei Gewerbetreibenden), 3. Steuerberaterkosten (unterschätzt, rechnen Sie mit 150-300 EUR monatlich), 4. Steuernachzahlungen im zweiten Jahr (das Finanzamt schätzt anfangs niedrig) und 5. private Krankenversicherung oder freiwillige gesetzliche KV (ab 200-900 EUR monatlich).
Wie berechne ich meinen Break-even-Point?
Die Break-even-Formel: Monatliche Fixkosten geteilt durch Deckungsbeitrag pro Einheit (Verkaufspreis minus variable Kosten). Beispiel: 4.000 EUR Fixkosten, Verkaufspreis 100 EUR, variable Kosten 40 EUR = Deckungsbeitrag 60 EUR. Break-even bei 67 Einheiten pro Monat (4.000 / 60). Bei Dienstleistungen: Fixkosten geteilt durch Stundensatz minus variable Kosten pro Stunde. Planen Sie realistisch: Die meisten Gründer erreichen den Break-even nach 6-18 Monaten.
Kann ich Gründungskosten steuerlich absetzen?
Ja, nahezu alle Gründungskosten sind als Betriebsausgaben absetzbar - und zwar auch Kosten, die VOR der offiziellen Gründung entstanden sind (vorweggenommene Betriebsausgaben). Dazu gehören: Beratungskosten, Marktforschung, Reisekosten, Fachliteratur, Kurse und Seminare. Investitionsgüter über 800 EUR netto werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA). Güter bis 800 EUR netto können sofort abgesetzt werden (GWG). Tipp: Sammeln Sie ab dem ersten Tag alle Belege.
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